Business writing: come si scrive un testo? 7 principi di base

Non parlo di scrittura creativa, libri, poesie, testi con velleità artistiche o letterarie, parlo di come si scrive un testo tecnico, professionale, un articolo del blog, una news o una pagina del tuo sito web.
Sgomberiamo subito il campo da un luogo comune: la scrittura professionale non è un’abilità innata o legata all’ispirazione. Imparare a scrivere per comunicare è possibile, anzi è una competenza auspicabile per ogni professionista che si trova a contatto con persone, clienti, pubblico, utenti web. Tutti possiamo perfezionare le tecniche di base della scrittura per poter scrivere meglio, per organizzare meglio il pensiero e la vita di tutti i giorni e comunicare in modo chiaro ed incisivo.

Scrivere è un’azione complessa che mette in campo molte operazioni mentali in contemporanea, per cui se ti senti un po’ spaesato, stai tranquillo, è tutto normale.

In questo articolo troverai qualche suggerimento per fare un po’ di chiarezza e per avvicinarti alla scrittura senza paura: trovo molto utile a tale scopo partire dai 7 principi del buon scrivere che utilizza Thomas E. Pearsall nel suo libro Elements of Technical Writing, un manuale molto diffuso nei corsi di scrittura anglosassone che analizza i fondamenti della scrittura tecnica.

Secondo l’autore durante l’elaborazione di un buon testo tecnico ci sono 7 principi di cui lo scrittore deve tenere conto, i primi tre riguardano l’approccio al testo:

Know your purpose and your writing situation

Tieni presente l’obiettivo e la situazione comunicativa.
Per scrivere un testo è importante avere uno scopo, sapere cosa deve fare il testo: informare, istruire, condividere, procurare nuovi clienti, confermare i lettori abituali, mostrare capacità di sintesi, entrare nel dettaglio?
Capisci per quale ragione stai scrivendo e a cosa servirà quello che vuoi scrivere.

Know your audience and their situation

Tieni presente il destinatario e la situazione in cui si trova.
Per chi scrive, parlare a qualcuno vuol dire fare scelte di contenuto sulla base del contesto. Questo include, il destinatario, la sua formazione, i suoi bisogni, la sua posizione rispetto alla tematica. Fare questi ragionamenti i ti aiuta in questa fase di analisi in cui quello che dirai dovrà interessare il tuo pubblico.

Choose and organize your content around your purpose and audience

Scegli e organizza i contenuti intorno agli obiettivi e al target.
Dopo aver analizzato obiettivi e target adesso è il momento di scegliere cosa dire. Conosci o ipotizzi chi leggerà il tuo testo (magari hai fatto anche un identikit del tuo lettore, quanti anni ha, che lavoro fa, che interessi ha, etc) conosci lui, le ragioni per cui legge e le ragioni per cui tu scrivi: questo può farti capire che informazioni dare e che registro linguistico utilizzare, come scegliere i contenuti più rilevanti per lui e più funzionali al raggiungimento del tuo obiettivo.

I successivi 4 punti riguardano l’elaborazione del testo e la scrittura vera e propria:

Write clearly and precisely

Scrivi in modo chiaro e preciso.
Una sfida grandissima: chiarezza e precisione. Differenzia innanzitutto il tuo linguaggio se stai parlando agli addetti ai lavori o se invece stai parlando a chi non conosce affatto il tuo settore. Non usare paroloni per fare colpo, non utilizzare frasi troppo lunghe e complesse che ti fanno perdere il filo facilmente se non hai dimestichezza. In ogni caso non trattare nessun argomento con superficialità ma sempre con precisione anche quando ti sembrerà di dire cose per te scontate, molto probabilmente per altri non lo sono affatto. Usa parole concrete, vive, vere.
Sai qual è il segreto di una scrittura chiara e precisa? Padroneggiare il contenuto: quando conosci bene l’argomento sei più in grado di esporlo con grande chiarezza.

Use good page design

Usa un buon design della pagina.

“Lo scopo che mi sforzo di raggiungere, col solo potere della parola scritta, è di farvi udire, farvi sentire, e prima di tutto farvi vedere”.
Joseph Conrad

Leggere è prima di tutto guardare, come dice Luisa Carrada ne Il mestiere di scrivere “le parole, prima ancora di leggerle, le guardiamo”.
Ogni volta che leggiamo, esploriamo la pagina attraverso segnali testuali alla ricerca di quello che ci interessa. L’impatto visivo che una pagina su di noi è fondamentale: non solo il testo con il suo aspetto (font, grassetti, corsivi, interlinea, paragrafi) ma anche il paratesto (titoli, sottotitoli, didascalie, note) contribuiscono alla leggibilità del testo. Gli espedienti grafici non hanno solo un valore estetico ma sono un principio per il buon scrivere, sono segnali che comunicano ancor prima di leggere, è il colpo d’occhio del lettore il primo livello di lettura.

Think visually

Pensa per immagini.
Qui c’è un duplice significato.
Il primo riguarda il testo nel suo interno: visualizza il testo come uno schema in cui le informazioni si organizzano attorno a una struttura e assumono una forma precisa. Si tratta di posizionare i concetti in ordine di importanza, o di dare un’immagine ai pensieri disegnando o facendo schemi, o ancora, di realizzare delle mappe mentali o lessicali che attivano la parte destra del nostro cervello quella che pensa per sintesi, associazione di idee, immagini.
Il secondo riguarda il dialogo tra testo e immagini: ricorri ad immagini in grado di esprimere i concetti in maniera efficace che sappiano affiancare il testo nella missione del farsi leggere: fotografie, tabelle, infografiche, grafici che sostengano il testo utilizzando sintesi o chiarezza.

Write ethically

Scrivi eticamente.
Che vuol dire? Questo ultimo principio regolamenta un aspetto immateriale della scrittura, la necessità di essere onesti quando si scrive. Vuol dire tutto: non enfatizzare i dati o tacerne perché conviene, non copiare, citare la fonte se si parla con le parole di qualcun altro, ma soprattutto, vuol dire non nasconderti. Pearsall non lo dice ma io ci credo fortemente: molti pensano che “parlare” sia in contrapposizione con “agire” senza sapere che le parole sono già un’azione, dicono di noi, ci collocano nel mondo, creano un immaginario che ci rappresenta e che fa muovere le situazioni a noi intorno di conseguenza.
Non nasconderti dietro le parole ma lascia che ti rivelino, che facciano scoprire chi sei e cos’hai da dire autenticamente. Fare i fatti con le parole non è semplice, ma tu prova.

 

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Titoli di cosa.

  • Thomas E. Pearsall – Elements of Technical Writing, qui su Amazon.
  • Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere, qui su Amazon. Questo invece il suo sito.